Mikä Microsoft 365 on ja mitä se sisältää? Tässä oppaassa kerromme, mitä Microsoft 365 tarjoaa yrityksille, miten se eroaa Office-paketista ja miten palvelu kannattaa ottaa käyttöön.
Microsoft 365 on paljon enemmän kuin Word, Excel ja Outlook. Se on pilvipohjainen palvelukokonaisuus, jonka avulla yritykset voivat hoitaa sähköpostin, tiedostojen tallennuksen, videokokoukset, dokumenttien yhteiskäytön ja tietoturvan yhdestä ympäristöstä.
Pienelle yritykselle Microsoft 365 voi korvata oman sähköpostipalvelimen ja tarjota työkalut tehokkaaseen yhteistyöhön. Suuremmissa organisaatioissa se toimii usein koko digitaalisen työympäristön perustana.
Tässä oppaassa käymme läpi, mitä Microsoft 365 sisältää, kenelle se sopii ja mitä asioita yrityksen kannattaa huomioida ennen käyttöönottoa.
Mikä Microsoft 365 on?
Microsoft 365 on Microsoftin tarjoama pilvipalvelu, joka yhdistää:
- sähköpostin
- toimisto-ohjelmistot
- pilvitallennuksen
- yhteistyötyökalut
- tietoturvaominaisuudet
- käyttäjien hallinnan
Palvelua käytetään kuukausi- tai vuosilisenssillä, jolloin ohjelmistot ja palvelut pysyvät ajan tasalla ilman erillisiä päivitysprojekteja.
Mitä Microsoft 365 sisältää?
Lisenssistä riippuen käytettävissä voivat olla esimerkiksi:
- Outlook
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Teams
- OneDrive
- SharePoint
- Exchange Online
- Forms
- Planner
- Bookings
- Defender
- Intune
Kaikki yritykset eivät tarvitse kaikkia palveluita, joten oikean lisenssin valinta on tärkeää.
Exchange Online – yrityksen sähköpostin perusta
Monelle yritykselle tärkein Microsoft 365 -palvelu on Exchange Online.
Sen avulla yritys saa käyttöönsä:
- oman verkkotunnuksen sähköpostiosoitteet
- kalenterit
- yhteystiedot
- jaetut postilaatikot
- mobiilisynkronoinnin
Palvelu toimii ilman omaa sähköpostipalvelinta.
Teams yhdistää viestinnän
Microsoft Teams ei ole pelkkä videokokoussovellus.
Sillä voidaan:
- keskustella
- pitää kokouksia
- jakaa tiedostoja
- tehdä yhteistyötä dokumenteissa
- hallita tiimejä ja projekteja
Monissa yrityksissä Teams on korvannut useita erillisiä viestintäratkaisuja.
OneDrive ja SharePoint
OneDrive on tarkoitettu käyttäjän omille tiedostoille.
SharePoint puolestaan mahdollistaa yrityksen yhteisten tiedostojen, intranetin ja dokumenttien hallinnan.
Yhdessä ne vähentävät tarvetta paikallisille tiedostopalvelimille.
Microsoft 365 vai Office?
Tämä on yksi yleisimmistä kysymyksistä.
Perinteinen Office oli kertalisenssillä ostettava ohjelmistopaketti.
Microsoft 365 on jatkuvasti päivittyvä palvelu, joka sisältää ohjelmistojen lisäksi pilvipalvelut, tietoturvaominaisuudet ja käyttäjähallinnan.
Yrityksille Microsoft 365 on yleensä selvästi monipuolisempi ratkaisu.
Mitä hyötyä Microsoft 365:stä on yritykselle?
Keskeisiä hyötyjä ovat:
- työskentely paikasta riippumatta
- turvallinen sähköposti
- automaattiset päivitykset
- helppo käyttäjähallinta
- yhteistyö reaaliaikaisesti
- parempi tietoturva
- skaalautuvuus yrityksen kasvaessa
Onko Microsoft 365 turvallinen?
Microsoft investoi merkittävästi pilvipalveluidensa tietoturvaan.
Yritys voi lisäksi parantaa suojausta ottamalla käyttöön esimerkiksi:
- monivaiheisen tunnistautumisen (MFA)
- ehdollisen käytön (Conditional Access)
- Microsoft Defenderin
- Intunen laitehallinnan
Tietoturvan taso riippuu kuitenkin myös oikeista asetuksista ja käyttäjien koulutuksesta.
Kenelle Microsoft 365 sopii?
Microsoft 365 sopii lähes kaikenkokoisille organisaatioille.
Erityisen hyödyllinen se on yrityksille, jotka haluavat:
- luotettavan sähköpostin
- etätyömahdollisuudet
- yhteiset tiedostot
- turvallisen käyttäjähallinnan
- mahdollisuuden kasvaa ilman omia palvelininvestointeja
Yleisimmät virheet käyttöönotossa
Käyttöönotossa ongelmia aiheuttavat usein:
- väärän lisenssin valinta
- puutteellinen DNS-määritys
- monivaiheisen tunnistautumisen lykkääminen
- käyttäjien koulutuksen puute
- vanhan sähköpostin siirron huono suunnittelu
Huolellinen käyttöönotto vähentää ongelmia merkittävästi.
Usein kysytyt kysymykset
Onko Microsoft 365 sama kuin Office 365?
Office 365 oli palvelun aiempi nimi. Nykyisin yrityksille tarjottavat paketit tunnetaan pääasiassa Microsoft 365 -nimellä.
Tarvitsenko oman palvelimen?
Et. Microsoft 365 toimii pilvipalveluna eikä vaadi yritykseltä omaa sähköpostipalvelinta.
Voinko käyttää omaa verkkotunnustani?
Kyllä. Esimerkiksi sähköpostiosoitteet voivat olla muodossa etunimi@yritys.fi.
Toimiiko Microsoft 365 myös puhelimessa?
Kyllä. Sähköposti, kalenteri, Teams ja tiedostot ovat käytettävissä myös mobiililaitteilla.
Yhteenveto
Microsoft 365 tarjoaa yrityksille paljon enemmän kuin toimisto-ohjelmistot. Se yhdistää sähköpostin, tiedostojen hallinnan, viestinnän, yhteistyön ja tietoturvan yhdeksi kokonaisuudeksi.
Oikein suunniteltuna Microsoft 365 helpottaa päivittäistä työskentelyä, parantaa tietoturvaa ja vähentää tarvetta ylläpitää omia palvelimia.
Lue myös
- Microsoft 365 vai Google Workspace?
- Exchange Online – mitä yrityksen kannattaa tietää?
- Microsoft Teams yrityskäytössä
- OneDrive vai SharePoint?
- Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA)
- Microsoft 365 -varmuuskopiointi
Harkitsetko Microsoft 365:n käyttöönottoa?
Microsoft 365 kannattaa suunnitella yrityksen tarpeiden mukaan. Oikea lisenssi, huolellinen käyttöönotto, sähköpostien siirto ja tietoturva-asetukset varmistavat, että palvelusta saadaan kaikki hyödyt irti heti ensimmäisestä päivästä lähtien.